Un déménagement de bureaux ne se limite pas au transport de meubles : il touche l'organisation de toute l'entreprise. Une bonne préparation permet de réduire l'interruption de l'activité et de faciliter l'installation dans les nouveaux locaux.
Qui pilote le projet ?
Désignez une personne responsable du déménagement en interne. Elle coordonne les équipes, centralise les informations et sert d'interlocuteur unique pour le déménageur et les autres prestataires.
Que faut-il inventorier ?
Listez ce qui doit être déménagé : postes de travail, armoires, archives, matériel informatique, équipements spécifiques. Profitez-en pour trier : archives à détruire, mobilier à remplacer, matériel obsolète. Moins de volume, c'est un transfert plus rapide.
Comment préparer l'implantation des nouveaux locaux ?
Un plan d'implantation indique où chaque poste, chaque meuble et chaque équipe doit être installé. Numérotez les bureaux et étiquetez cartons et mobilier avec ce numéro : les déménageurs savent ainsi immédiatement où déposer chaque élément.
Comment limiter l'interruption de l'activité ?
- planifiez le déménagement sur une période de moindre activité ou en fin de semaine ;
- procédez par phases, service par service, si les locaux le permettent ;
- anticipez le transfert des lignes téléphoniques et d'internet ;
- prévoyez la déconnexion et la reconnexion du matériel informatique avec votre prestataire informatique.
Comment communiquer avec les équipes ?
Informez vos collaborateurs suffisamment tôt : date, organisation, cartons à préparer, consignes pour les effets personnels. Prévenez aussi vos clients et fournisseurs de votre changement d'adresse.
Que prévoir après le transfert ?
Le déménagement se termine par le remontage du mobilier, la réinstallation des postes et le réaménagement des espaces. Pensez également à l'état des lieux des anciens locaux, souvent précédé d'un nettoyage complet.
KENKENY S.A. accompagne les entreprises au Luxembourg pour le déménagement, le transfert et le réaménagement de bureaux, avec montage du mobilier et nettoyage sur demande.
Questions fréquentes
Peut-on déménager des bureaux le week-end ?
Un déménagement en dehors des heures d'ouverture limite l'impact sur l'activité. Précisez cette contrainte dans votre demande pour qu'elle soit étudiée dans le devis.
Le déménageur s'occupe-t-il du matériel informatique ?
Le transport du matériel informatique peut être assuré, mais sa déconnexion, sa reconnexion et sa configuration relèvent de votre prestataire informatique.
L'équipe KENKENY S.A.
KENKENY S.A. est une entreprise de transport, de déménagement et de services basée à Strassen, au Luxembourg.